Como minimizar erros na apuração de impostos em 2026

Se existe um temor que ronda diariamente os responsáveis pela área tributária, ele certamente está ligado aos riscos de erros na apuração de impostos. Entre novas regras da reforma, sistemas complexos, interpretações delicadas e exigências crescentes de dados, evitar falhas virou questão de sobrevivência para advogados, contadores, consultores e gestores tributários em 2026. Vimos isso de perto na Evollux Tax Technology, acompanhando diferentes perfis de empresas e departamentos. Os desafios são grandes, mas acreditamos: há caminhos reais para reduzir drasticamente as falhas e o retrabalho.

Reduzir erros na apuração de impostos é proteger o negócio.

Por onde acontecem os erros mais frequentes?

Os números assustam: segundo dados da Receita Federal, mais de 1,47 milhão de declarações ficaram retidas para verificação no ano-base de 2023, sendo que 57,4% das causas estavam em deduções, e só despesas médicas corresponderam a mais da metade destas retenções. Outra reportagem evidencia que 80% dos declarantes cometem algum tipo de erro, reforçando como pequenas falhas ou esquecimentos são comuns mesmo entre profissionais experientes. Omissão de receitas, contabilização errada de despesas, uso incorreto de naturezas fiscais, parametrizações equivocadas, interpretação equivocada de legislação e má alimentação de sistemas lideram o ranking dos deslizes. Em nossa experiência, esses erros decorrem, muitas vezes, de processos pouco padronizados, excesso de rotinas manuais, falta de integração sistêmica ou de revisão detalhada.

Pontos críticos que merecem atenção dos gestores

Para evitar o típico “apaga incêndio” fiscal, reunimos algumas práticas e cases que marcam diferença:

• Conferência regular dos cadastros fiscais: Muitas falhas já começam na entrada de dados. Revisar frequentemente Naturezas de Receita, CFOPs, códigos NCM, CST e regimes tributários evita correções e multas posteriores.
• Padronização de rotinas e processos: Escrever procedimentos claros para cada etapa da apuração e compartilhá-los com a equipe reduz interpretações divergentes.
• Utilização de checklists de conferência: Toda apuração tributária deveria terminar com lista de perguntas, bases batem com relatórios? Todos os comprovantes foram lançados? O sistema considerou corretamente débitos e créditos?
• Simulações e testes antes de fechar períodos: Nos casos em que empresas operam em diferentes estados e regimes, simular a apuração antes de gerar guias evita surpresas desagradáveis.
• Monitoramento automatizado de informações fiscais: Ferramentas como a Evollux Tax Technology permitem acompanhar o fluxo de XMLs, cupons e informações fiscais em tempo real, sinalizando ocorrências antes que se tornem problemas.

Como é possível implementar rotinas de revisão mais confiáveis?

No dia a dia, já presenciamos situações em que a simples checagem cruzada entre relatórios internos e arquivos XML de notas fiscais evitou erros de apuração de ICMS de milhares de reais. Montamos um roteiro de revisão que seguimos com frequência na Evollux e que, acreditamos, pode ser adaptado a qualquer porte de operação:

1. Extração dos arquivos fiscais brutos: Sempre extraímos arquivos fonte (notas fiscais, registros SPED, relatórios bancários) direto do sistema matriz.
2. Comparação automática dos dados extraídos: Sistemas com inteligência artificial, como o nosso, já processam e validam cruzamentos – valores de receitas, impostos destacados, bases de cálculo. Isso reduz quase todo o trabalho manual de conferência.
3. Validação dos parâmetros tributários: Em cada ciclo mensal, confrontamos configurações de sistemas ERP com parâmetros publicados legalmente (alíquotas vigentes, regimes especiais, datas de atualização).
4. Relatório de divergências: Toda divergência encontrada precisa ser tratada antes da finalização da apuração, evitando o envio de informações inconsistentes ao Fisco.
5. Busca ativa de recibos e comprovantes: O acompanhamento da documentação digital (DCTFWeb, DARFs, PERDCOMPS) é feito até a confirmação do processo encerrado.

Na prática, sabemos que adaptar essas rotinas exige disciplina, mas o ganho em qualidade do trabalho é imediato. Já evitamos situações em que um campo de CFOP invertido causaria recolhimento indevido por três meses seguidos.

Parametrização de sistemas: o detalhe que muda tudo

O avanço dos sistemas de gestão tributária, principalmente após a digitalização total do Fisco, trouxe alívio, mas também exigiu atenção redobrada dos administradores. Parametrizar corretamente as regras de apuração (alíquotas, CST, códigos estaduais, regimes especiais, tratamento de ex-tarifários) é, como vivenciamos, o ponto mais sensível do ciclo. Uma única falha sistêmica pode replicar o erro em centenas de notas e levar até meses de retrabalho para ajuste posterior.

Pontuamos aqui o que nunca deixamos de revisar em qualquer atualização de sistema:

• Confirmar que todas as tabelas de impostos estão atualizadas conforme a legislação do período.
• Validar se impostos federais, estaduais e municipais estão individualizados corretamente nos lançamentos.
• Fazer testes de entrada “fora do padrão” (ex: devoluções, bonificações, operações interestaduais).
• Documentar toda alteração efetuada, mantendo versão de cada parametrização realizada.

Um estudo realizado pelo IBRE/FGV destacou como erros de registro e diagnóstico podem distorcer o próprio entendimento fiscal do negócio, levando a decisões erradas e exposições desnecessárias.

Lidando com retrabalho e inconsistências fiscais

O retrabalho, além de consumir recursos e energia, desgasta a equipe e expõe a empresa ao risco de autuações retroativas. Em nossa experiência atendendo tanto departamentos internos quanto consultorias, percebemos que a principal saída está nos seguintes pontos:

• Automatizar o fluxo de validação de documentos fiscais, preferencialmente de forma integrada aos sistemas de emissão e recebimento.
• Treinar periodicamente o time sobre as mudanças de legislação, uso correto dos códigos e mapeamento correto dos itens.
• Priorizar sistemas que permitam auditoria contínua das informações, assimetrias de lançamentos e detecção de inconsistências antes do fechamento contábil.
• Registrar todas as ocorrências e tratá-las como oportunidades de melhoria contínua, não apenas como “erros a resolver”.

Menos retrabalho significa mais tempo para decisões estratégicas.

Nesse sentido, a Evollux Tax Technology se destaca pela automação que reduz o risco de falhas humanas, além de agilizar a conferência de grandes volumes de XML, SPEDs e obrigações acessórias. Assim, parte considerável do trabalho manual é substituída por análises automáticas que sinalizam imediatamente qualquer inconsistência.

Cenário tributário em 2026: desafios e oportunidades

Estamos inseridos em um cenário de forte transformação tributária, com a reforma do consumo avançando no país. Matérias recentes mostram que a carga tributária segue pesada, com brasileiros já desembolsando mais de R$2,5 trilhões em contribuições e impostos só em 2024. Além disso, o Brasil se destaca pelo peso dos impostos sobre consumo comparado a países da OCDE chegando a 40% em 2022. Isso torna o erro na apuração não só um custo, mas uma ameaça ao fluxo financeiro das empresas.

Nesse ambiente, a adoção de tecnologias que unem AI, automação e atualização legal permanente virou uma escolha óbvia para evitar os deslizes que podem custar caro. Do lado dos profissionais, nunca se fez tão necessário investir em revisão criteriosa, integração de bases e atualização constante das rotinas.

Conclusão

Minimizar erros na apuração de impostos em 2026 não é mais tarefa para “o último dia do mês”. É um compromisso com a saúde financeira e reputacional dos negócios, sustentado em processos sólidos, revisão contínua, treinamento e, claro, tecnologia confiável. Na Evollux Tax Technology, enxergamos a integração de inteligência artificial, acompanhamento automático de dados e flexibilidade para ajustes como o caminho para uma gestão tributária mais segura, produtiva e estratégica. Se você compartilha desse desafio, convidamos a conhecer melhor as soluções que desenvolvemos: nossa missão é transformar o controle tributário em fonte de tranquilidade preventiva – não de surpresas desagradáveis.

Perguntas frequentes

Como evitar erros comuns na apuração de impostos?

Para evitar erros comuns, realizamos revisões periódicas dos cadastros fiscais, padronizamos rotinas, mantemos os sistemas atualizados e fazemos simulações antes do fechamento. Além disso, treinamos continuamente a equipe e utilizamos ferramentas como a Evollux Tax Technology para acompanhar e cruzar dados em tempo real, evitando esquecimentos e automatizando conferências essenciais.

Quais softwares ajudam na apuração de impostos?

Contar com sistemas de automação é fundamental em 2026. Damos foco às plataformas que oferecem integração com notas fiscais eletrônicas, obrigações acessórias (como SPEDs e DCTFWeb), fluxo automatizado de validação e relatórios inteligentes – características presentes na Evollux Tax Technology, que atua especialmente com AI para sinalização de inconsistências e oportunidades tributárias.

O que mudou na apuração de impostos em 2026?

O ano de 2026 foi marcado pela adaptação à nova legislação tributária sobre consumo e pela maior digitalização dos processos fiscais. O uso massivo de dados em tempo real, cruzamento automático de informações e a exigência de detalhamento nas prestações de contas aumentaram, exigindo mais atenção com parametrizações e revisões.

Vale a pena contratar um contador?

Sim, principalmente diante da complexidade da legislação e do risco de falhas. Um contador experiente reduz a possibilidade de erros, orienta sobre melhores práticas e interpreta atualizações legais. Mas, acreditamos que unir conhecimento do contador com tecnologia tributária robusta é o melhor caminho para resultados sólidos.

Como revisar a apuração antes de enviar?

Recomendamos rodar checklists de conferência, comparar valores apurados com relatórios do sistema e validar todos os documentos comprobatórios. Apenas após todas as divergências e pendências serem resolvidas, é que seguimos para o envio da obrigação acessória ou pagamento do tributo. Quando possível, automatizamos parte dessas conferências para maior confiança e agilidade no processo.